Как организовать кейтеринг: этапы от заказа до реализации

Организация кейтеринга — это несколько важных этапов. Если делать все по порядку, мероприятие пройдет идеально.

Первый звонок в компанию

Вы звоните в кейтеринговую компанию. Обсуждаете ваше мероприятие. Сообщаете:

  • Дату и время
  • Количество гостей
  • Место проведения
  • Примерный бюджет
  • Особые пожелания

Менеджер задает уточняющие вопросы. Предлагает возможные варианты. Договаривается о встрече.

Встреча и составление меню

Вы встречаетесь с менеджером, иногда с шеф-поваром. Вместе составляете меню.

Что учитывают:

  • Повод мероприятия
  • Время года
  • Возраст гостей
  • Национальные особенности
  • Аллергии и диеты

Вам предлагают несколько вариантов меню разной стоимости. Вы выбираете подходящее.

Дегустация блюд

Перед заключением договора можно попробовать блюда. Вам готовят небольшие порции. Вы оцениваете:

  • Вкус
  • Подачу
  • Сочетание продуктов

Можете что-то изменить, убрать или добавить блюда.

Заключение договора

После согласования всех деталей подписывают договор. В нем указывают:

  • Полный список услуг
  • Точное меню
  • Количество персонала
  • Время работы
  • Стоимость и условия оплаты

Обычно вносят предоплату. 30-50% от суммы.

Подготовка к мероприятию

Компания начинает готовиться:

  • Закупает продукты
  • Готовит оборудование
  • Формирует команду
  • Составляет график работы

С вами связываются за неделю до события. Уточняют последние детали.

День мероприятия

Команда приезжает заранее. За 3-4 часа до начала.

Что делают:

  • Разгружают оборудование
  • Расставляют мебель
  • Сервируют столы
  • Готовят пищу
  • Подготавливают бар

Все должно быть готово к приходу гостей.

Обслуживание гостей

Во время мероприятия работает команда:

  • Повара готовят и раскладывают блюда
  • Официанты обслуживают гостей
  • Бармены готовят напитки
  • Менеджер координирует процесс

Персонал действует незаметно, не мешает общению гостей.

Завершение мероприятия

Когда гости начинают расходиться:

  • Убирают со столов
  • Моют посуду
  • Собирают оборудование
  • Убирают мусор

После вашего разрешения команда уезжает. Оставляют чистоту и порядок.

Окончательный расчет

Вы проверяете все ли выполнено по договору. Подписываете акт выполненных работ, производите окончательный расчет.

Обычно оплачивают в течение 3-5 дней после мероприятия.

Обратная связь

Компания звонит на следующий день, уточняет:

  • Все ли понравилось
  • Не было ли проблем
  • Пожелания на будущее

Можно оставить отзыв на сайте компании, в социальных сетях.

Что может пойти не так

Возможные проблемы:

  • Не все гости пришли
  • Изменилась погода
  • Сломалось оборудование
  • Не хватило еды

Хорошая компания имеет планы на такие случаи, решает проблемы быстро.

Советы для успешного кейтеринга

Как сделать все идеально:

  • Начинайте планировать за 2-3 месяца
  • Выбирайте проверенную компанию
  • Учитывайте сезонность продуктов
  • Имейте запасной план на плохую погоду
  • Четко сообщайте все пожелания

Частые ошибки

Чего избегать:

  • Откладывать организацию на последний момент
  • Экономить на важных вещах
  • Не учитывать транспортные проблемы
  • Забывать про особые диеты гостей

Стоимость организации

Цена складывается из:

  • Стоимости продуктов
  • Аренды оборудования
  • Работы персонала
  • Транспортных расходов
  • Накладных расходов

Обычно составляет 1500-3000 рублей с человека.

Организовать кейтеринг несложно, если действовать поэтапно, выбирать надежных исполнителей, заранее продумывать детали.

Тогда ваше мероприятие пройдет гладко. Вы сможете полностью посвятить себя гостям, не отвлекаться на хозяйственные вопросы.

Помните: хороший кейтеринг — это не только вкусная еда. Это комфортная атмосфера, профессиональное обслуживание и приятные воспоминания о празднике.